لا تخلو الشركات و المؤسسات الكبرى من وجود سكرتارية بها ، و ذلك يرجع للدور الهام و الفعال التي تقوم به السكرتارية من أجل إدارة و رعاية شؤون الهيئة التي تعمل بها ، فالسكرتير هو الشخص الذي يعمل على مساعدة مديره في تنظيم العمل ، و لكي يكون الشخص مؤهلًا للحصول على وظيفة السكرتارية التنفيذية يجب أن يكون صاحب مؤهل عالٍ و يكون حاصل على شهادة دراسية أو دورة في أعمال السكرتارية التنفيذية لكي يكون قادرًا على إنجاز مهامه. مهام و واجبات السكرتير التنفيذي: 1- يقوم السكرتير التنفيذي باستلام البريد اليومي و العمل على فرزه ، و أخذ صور من البريد ، و بعد ذلك يقوم بعرضه على المدير المسؤول في الشركة أو المؤسسة ، و بعد ذلك يقوم المدير بإرسال البريد للموظفين و يقوم بتوزيعه عليهم حسب اختصاص كلا منهم ، بالإضافة إلى ذلك فالسكرتير هو المسؤول عن حفظ البريد ، و القيام بعملية تسجيل البريد الوارد و الصادر. 2- يقوم السكرتير التنفيذي بالاهتمام بمتابعة الاتصالات الهاتفية على مدار اليوم ، و يقوم بتدوين العناوين و أرقام الهواتف الخاصة بالعملاء و من يقوم بالاتصال بالشركة ، ففي الشركات الكبرى يقوم السكرتير بالرد على المكالمات الهاتفية و يستفسر من المتصل عن اسمه و الهدف من اتصاله بالشركة ، و إذا كان الاتصال لمدير الشركة ففي هذه الحالة يقوم السكرتير بتحويله للهاتف الخاص بالمدير.
ان يكون تكون لع القدرة على التحدث بوضوح و استخدام اللغة المناسبة والمجاملات سواء مع الرئيس او المرؤوسين او الزملاء او الزوار و كذلك عدم التدخل في اختصاصات الزملاء في العمل. اما من الصفات العملية له فعليه ان يكون على قدر كبير من التاهيل حامل لشهادة تأهله لذلك المنصب و كذلك لديه قدر من الثقافة والاطلاع الواسع بتفاصيل العمل. ان يكون على علم بجميع قوانين المنصوص عليها في النظام الداخلي و القرارات والتشريعات. ان يكون ملما بمعلومات الكمبيوتر والبرامج المتعلقة به و كذلك ملما بالمعلومات الادارية الفنية وغيرها................ فمميزات السكرتير الناجح تكاد لاتحصر. اولا اشكرك علي الدعوة وتكمن مميزات السكرتير الناجح في الآتي:- § حسن المظهر. § أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس. § قوة الشخصية. § حسن التصرف. § قوة الذاكرة. § الالتزام بمواعيد العمل الرسمية. كيف أصبح سكرتيرة ناجحة - موضوع. § المرونة في التفكير وحب التغير. § الإخلاص للرئيس وحبه للعمل. § هدوء الأعصاب. اتمام المهام الوظيفية الموكلة الية والتنسيق المتقن بين المدير وبقية الموظفين
- استقبال الجميع بترحيب يتناسب مع المجاملة. - المبادرة بمساعدة الزائرين قدر الامكان وتحقيق رغباتهم. - الحرص علي عدم التدخل في اختصاصات الزملاء، أو إساءة السلطة المفـوض بها من قبل المدير لإنجاز بعض المهام الإدارية. ثانياً- الصفات العلمية للسكرتير:- - أن يكون علي قدر كبير من التعليم حاملاً شهادة علمية لها علاقة في مجال عمله. - أن يكون علي قدر وفير من الثقافة، واسع الإطلاع، حتي يجدد معلوماته بإستمرار. - أن يكون ملما بكل ما يتصل بعمله، وأن ينمي معلوماته بكل ما يتصل بوظيفته. - أن يكون علي علي بجميع القرارات والتشريعات والقوانين والأنظمة واللوائح التي تخص المؤسسة التي يعمل بها. - أن يكون ملما بجانب من علم النفس والعلاقات العامة الإنسانية. ثالثاً- الصفات العملية للسكرتير:- - أن يكون السكرتير ملما بأمور الإدارة المكتبية الحديثة طرق التطوير. - أن يكون ملما بمفاهيم إدارة الجودة الشاملة. - أن يجيد استخدام برامج الكمبيوتر والآلات المكتبية وصيانتها ومتابعتها. - أن يكون لدية الرغبة بالتطوير الذاتي المستمر ورفع الكفاءة والتدريب. - أن يكون لدية إلمام بمهارات إعداد الدراسات والبحوث والاستبيانات. - أن يتمتع بسعة الإطلاع والثقافة والقدرة على التفكير الإبداعي والقراءة.
مساعد إداري. مساعد إداري كبير. السكرتير التنفيذي. الأمين التنفيذي الأول. مدير مكتب. مدير مكتب أول.