عندما نتحدث عن التخطيط ، لا يتعين عليك بالضرورة اتباع روتين صارم بل يعني اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً لمعرفة الوقت المناسب للقيام بمهمة أو نشاط و الفكرة من وراء إدارة الوقت هي العمل بذكاء أكثر من العمل الشاق وتخصيص الوقت للقيام بأشياء أخرى أيضًا. يمكنك استخدام برنامج إدارة المشاريع لتخطيط مهامك وتوفير الوقت بذكاء و كما قال بريان تريسي ذات مرة: "كل دقيقة تقضيها في التخطيط توفر 10 دقائق في التنفيذ و يمنحك هذا عائدًا على الطاقة بنسبة 1000 بالمائة ". 2. تحديد الأولويات إن تحديد أولويات مهامك اليومية هو مفتاح إدارة الوقت الناجحة. ومع ذلك يبدأ العديد من الموظفين يومهم بمهام غير مهمة أو شيء يمكن القيام به بسهولة في وقت لاحق و يساعدك تحديد الأولويات على إدراك أنه ليس كل ما تفعله مهمًا. من المهم التركيز على أولوياتك لتحقيق النجاح في العمل لذلك اكتشف أهم المهام العاجلة و سيساعدك هذا التصنيف على التركيز على ما يجب فعله بالفعل و يمكنك استخدام أدوات إدارة المشاريع المختلفة التي تساعدك على تحديد أولوياتك مباشرة من اليوم الذي يبدأ فيه المشروع. 3. لا تُعدد المهام يعد تعدد المهام أحد أكبر الأنشطة التي تضيع الوقت و بدلاً من إنجاز الكثير من الأشياء ينتهي بك الأمر إلى عدم تحقيق أي شيء منها و أفضل طريقة للاستفادة من وقتك هي أن تأخذ عملا واحدًا في كل مرة وتنجزه قبل القفز إلى العمل التالي.
ذات صلة فوائد تنظيم الوقت فوائد إدارة الوقت مزايا تنظيم الوقت توجد بعض المزايا لإدارة وتنظيم الوقت منها: [١] تقليل تجنب المهمات المطلوبة. الحد من التوتر والقلق. تخفيف الضغط. الشعور أكثر بالسيطرة على المهام. الرضا عن النفس وزيادة الثقة بها. توفير المزيد من الوقت. زيادة الدافع والحافز للعمل. الشعور بالرضا من خلال الحرص على فعل الأمور الهامة في الحياة. فوائد إدارة الوقت توجد عدة فوائد يمكن الحصول عليها من خلال إدارة الوقت وهي: [٢] تحقيق التوازن: يسمح تنظيم الوقت بإنشاء توازن صحي بين العمل والبيت. تحقيق المزيد من الإنجازات في وقت أقل: يمكن إنجاز المزيد من الأعمال المختلفة في فترات زمنية قصيرة ومجهود أقل، ويتم ذلك من خلال تحديد الأولويات وتطبيقها في الوقت المحدد والمتاح لها لإتمامها، حيث أن توفير ساعة لعمل شيء ما يساعد في زيادة الانتاجية فيه على مدى الساعات القادمة. التخلص من التردد: في العادة تأخذ القرارات الكبرى الكثير من الوقت كما يمكن أن يضيع بعض الوقت على القرارات الصغيرة أيضاً، لذا يفضل تحديد قائمة المهام والوقت المتوقع لها. تحقيق الأهداف بصورة سريعة: قد يكون لدى الشخص أهداف ليحققها ولكنه ودون إدراك منه لأهمية تنظيم الوقت قد يقوم بإفلاتها عبر الزمن، أو بقائها مؤجلة على الرف لأجل غير مسمى.