عندما تعمل في مجال البيزنس، فقد تحتاج كثيرا أن تكتب إيميل عمل لشخص لا تعرفه، وبالرغم من أن هذا الأمر قد يكون صعب قليلا، إلا أنه جزء لا يتجزأ من الحياة المهنية، وتستطيع أن تخفف من مشقة هذا الأمر بعمل خطاب إحترافي يحوى مقدمة عن نفسك،رسالة واضحة عن الغرض من إرسال اﻹيميل، وخاتمة موجزة تعبر عن تقديرك لإهتمام المتلقي. علاوة على ذلك، فإن الأسلوب الإحترافي في كتابة إيميل للتواصل سوف يساعد على أن تصل رسالتك إلى صندوق الوارد بدلا من أن تلقى في صندوق البريد الغير مرغوب فيه للمرسل إليه. الخطوة الأولى اكتب عنوان إحترافي ووثيق الصلة بموضوع رسالتك، وهذا العنوان يجب ألا يكون "مرحبا" أو "شكرا لك"، فهذه هي العناوين التقليدية والتي غالبا ما تصنف على أنها بريد مزعج. كورس كيف تكتب ايميل مؤثر بشكل احترافي - Etadrees. العنوان أيضا يجب أن يجعل القارئ يعرف فورا الغرض من الرسالة، فلو كان العنوان واضح، فسوف يشجع من يتلقى إيميلك من أن يفتحه ويقرأ محتوياته. الخطوة الثانية اعرف الاسم الأول والأخير للمرسل إليه. قم بتفقد الموقع الإلكتروني للشركة لمعرفة الاسم الذي يتطابق مع عنوان البريد الإلكتروني. قم أيضا بإيجاد رقم تليفون الشركة، وقم بالإتصال لتستعلم عن اسم من سترسل له اﻹيميل، فاﻹيميل الذي يتضمن اسم لديه فرصة أكبر في أن يتم التعامل معه بجدية أكثر من ذلك المرسل إلى متلقي مجهول.
أحيانًا يلزم الأمر إجراء مكالمة هاتفية بدل الإيميل. كل هذه الأمور يجب أخذها بالحسبان عند تحديد الغرض من الإيميل أو البريد الإلكتروني. كيف تكتب ايميل رسمي. كيف أكتب إيميل وبعد أن تعرفنا إلى الأمور الواجب اعتبارها قبل البدء بكتابة الإيميل، الآن لنتعرف إلى كيفية كتابة الإيميل بالشكل الصحيح وكيف يجب أن يكون: ابدأ الإيميل بالتحية المناسبة وتسمية الشخص الذي سيقرأ الرسالة كأن تكون: السيد سامر تحية طيبة وبعد" ولا تبدأ أي أيميل كان حتى لو كان غير رسمي بالموضوع مباشرة، بل مثل هذه التحية تعد من أبرز قواعد كتابة الإيميل ولا بد منها، إذ إنها كما السلام عند مقابلتنا لشخص ما. أشر إلى الموضوع الرئيسي للرسالة في مقدمة الإيميل، حتى لو كنت ترغب في التعريف عن نفسك أولًا، فمن الضروري أن يعرف الشخص لماذا تكتب له، أي يمكنك التعريف عن نفسك في المقدمة وكتابة صياغة من قبيل "وأكتب لك بخصوص التطور الأخير الذي حصل". لا تبدأ الرسالة بجملة أو فقرة غامضة، فهذا سيربك القارئ ولن يعرف لماذا تكتب له وعن ماذا تتكلم، اجعل القارئ يعرف من البداية ما الذي تتكلم عنه. تجنب الاختصارات والكلمات والمصطلحات العامية والتي قد لا تكون مفهومة للجميع، فما تعرفه أنت ليس من الضروري أن يعرفه الشخص الآخر.
مرة أخرى، ماذا لديك لتخسره؟ ربما قد تخرج بعيدًا عن ازدحام الرسائل المملة لالتقاط عميل جديد. ترجمة مقال How to Write a Follow up Email That Clients Will Respond To لكاتبه Briana Morgaine حقوق الصورة البارزة -معدّلة- محفوظة لـ Freepik
الخطوة الثالثة قم بالتعريف عن نفسك وعن الشركة التي تمثلها، فعندما تفعل هذا في بداية اﻹيميل، سيصبح لدى القارئ إحساس أفضل يجعله يستمر في قراءة ما كتبته في رسالتك. الخطوة الرابعة قم بعرض طلبك، إقتراحك، أو عرضك بأسلوب محترف وموجز، فبالدخول في صلب الموضوع وتحديد غرضك بوضوح فأنت تقدم صورة إحترافية سوف يأخذها القارئ بجدية. قم بتضمين تفاصيل، مواقع محددة، نفقات، ومعلومات أخرى ذات صلة. تجنب الإسهاب، فمن يتلقى إيميلك هو شخص مشغول وليس لديه الوقت لقراءة إيميل متسكع. كيف اتقدم لوظيفة بالايميل! تعلم تكتب الايميل بكل حالاته - YouTube. الخطوة الخامسة قدم معلومات عن كيفية رد المتلقي على رسالتك، فبالرغم من أن عنوان بريدك الإلكتروني يوضح عنوان الرد، إلا إنه من الملائم أن تضع عنوان بريدك، رقم تليفونك، مكان إقامتك، رقم الفاكس أو أى معلومات إتصال أخرى. دع القارئ يعرف توقعاتك بخصوص رده على إيميلك وموعد الرد. الخطوة السادسة اكتب "شكرا لك" في نهاية إيميلك. ولأن المتلقي كان لطيفا ومهتما بما فيه الكفاية لكي يقرأ خطابك بالكامل، لذا وجب أن تقوم بشكره على الوقت الذي أمضاه في قراءة ايميلك.