علي كاتب المحضر ألا يقاطع المتحدث في الاجتماع باستمرار وعدم قطع حديثة إلا في حالة الرغبة في توضيح أمر ما. ألا يكون المحضر به أخطاء املائية وأن يتم تنسيقه بطريقة صحيحة. أن يتم وضع محضر الاجتماع في مكانه المخصص له وأن يتم ترتيبه الأقدم فالأقدم. طريقة كتابة محضر اجتماع هناك عدة طرق يمكنك من خلالها كتابة محضر الاجتماع جاهز وهي كالتالي: لكتابة محضر اجتماع عليك تحضير أدوات الكتابة وهي قلم وأجندة حتى تتمكن من تدوين الاجتماع بها. تستطيع أيضا أن تدون الاجتماع من خلال الحاسب الشخصي لك، ويجب أيضا أن تحضر معك القلم ومفكرة صغيرة لكي تستخدمها في حالة حدوث عطل بجهاز الحاسوب. نبدأ المحضر بكتابة التاريخ والميعاد المقرر انعقاد الاجتماع به بصورة دقيقة، مع الالتزام بكتابة الساعة المراد انعقاد المحضر بها والدقيقة. يتم تحديد كل من الوقت المقرر بالساعة والدقيقة بالإضافة إلى ارفاق كل من اليوم الذي ينعقد فيه الاجتماع وتحديده بكل من اليوم والشهر والسنة. كتابة كافة أسماء الأشخاص المشاركين في الاجتماع وهذا يتم في الاجتماعات التي يكون أعداد الحاضرين بها قليلة، بينما الاجتماعات الكبيرة فيمكنك أن توزع أوراق على الحاضرين وأن يسجلوا بها المعلومات التي ترغب بالحصول عليها.
يحدد هذا كل من يعمل أو يشارك في مشروع أو موضوع معين ، بالإضافة إلى تدوين الموظفين الذين تم إبلاغهم بما يحدث. الغرض من الاجتماع يجب أن يكون لكل اجتماع هدف مركزي واحد. يمكنك مناقشة مجموعة متنوعة من الموضوعات ، ولكن يجب أن يكون هناك هدف رئيسي واحد على جدول الأعمال. من الضروري تدوين ذلك لأنه يساعد في توفير التوجيه للاجتماع والوضوح فيما يتعلق بتركيزه. بنود جدول الأعمال يجب أن تتضمن محاضر الاجتماع الرائعة جميع بنود جدول الأعمال التي تم تناولها في الاجتماع. إذا كان ذلك ممكنًا ، فمن المستحسن التحدث إلى رئيس الاجتماع وتدوين بنود جدول الأعمال هذه قبل بدء الاجتماع لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في تدوين الملاحظات. موعد ومكان الاجتماع القادم في نهاية الاجتماع ، يجب على فريقك تحديد المدة التي سيستغرقها الجميع حتى يحتاجوا إلى الاجتماع مرة أخرى. تأكد من تدوين التاريخ والوقت في محضر الاجتماع. الوثائق المطلوب تضمينها في تقرير الاجتماع قد يكون لديك مستندات اجتماع إضافية تريد إرفاقها بتقريرك والرجوع إليها في المستقبل. قد يشمل ذلك التقارير والعروض التقديمية والوثائق وما إلى ذلك. السماء هي الحد. طريقة و كيفية كتابة محضر اجتماع اكتب مباشرة في الكمبيوتر المحمول الخاص بك حتى لا تضطر إلى إعادة كتابة كل شيء لاحقًا.
استكمل كل البيانات الناقصة عقب انتهاء الاجتماع مباشرة وفي النهاية لا تنسى أن تكتب موعد انتهاء الاجتماع، ثم تأكد من حصولك على كافة المستندات الهامة من كشف الحضور والتقارير والمذكرات التي تم تقديمها، وفي حالة الرغبة في استكمال بيانات ناقصة أو توضيح نقاط محددة يمكنك الرجوع إلى أصحاب الشأن، وبعد استيفاء تلك البيانات بادر بكتابة الصيغة النهائية لمحضر الاجتماع دون تأجيل، فبمرور الوقت ستجد صعوبة في تذكر واسترجاع بعض المعلومات الهامة، ثم قم بإرسال وتوزيع محضر الاجتماع إلى الشخصيات المعنية في أسرع وقت ممكن حتى يبدأ كل فرد في مباشرة مهامه المكلف بها دون تأخير. بالإضافة إلى ما سبق عليك مراعاة النقاط التالية • تأكد من جلوسك بالقرب من مدير الاجتماع، ولا تجلس بعيداً حتى تسمع جيداً ويكون صوتك مسموعاً للجميع دون الحاجة لرفع صوتك. • يمكنك عمل رسم كروكي لمائدة الاجتماع بأسماء الحضور بترتيب جلوسهم حول المائدة حتى لا تنسى أسماء الحاضرين ولتعود إليها بسرعة في حالة نسيانك اسم الشخص المتحدث. • اكتب النقاط بترتيب مناقشتها في الاجتماع، وافصل بين النقاط المختلفة في فقرات منفصلة، وتجنب ضم نقطتين في فقرة واحدة. • اكتب الاقتراحات وأسماء مقدميها، وتحرى الدقة في كتابة أسماء الأشخاص والشركات والهيئات والعناوين وأرقام الهواتف الخاصة بهم.
إذا كان أي شيء غير واضح ، فتحدث واطلب التوضيح على الفور حتى لا تضطر إلى الوخز بعد الاجتماع. لا تترك مجالاً للغموض. التقط النقاط الأساسية فقط. اكتب القرارات الرئيسية وبنود العمل بإيجاز ، وتأكد من عدم تفويت أي منها. سيكون لديك دائمًا وقت للعودة إلى ملاحظاتك عند الانتهاء من الاجتماع إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من التفاصيل. 8 نصائح لإدارة اجتماعات فريق فعالة: إذا كنت تريد المزيد من النصائح حول إدارة اجتماعات رائعة ، فقد كتبنا دليلاً مخصصًا لمساعدتك.
Arabic German English Spanish French Hebrew Italian Japanese Dutch Polish Portuguese Romanian Russian Swedish Turkish Chinese Synonyms Ukrainian These examples may contain rude words based on your search. These examples may contain colloquial words based on your search. توليد محضر الاجتماع ووضعه في منتدى اللجنة وسيعرض محضر الاجتماع على المنظمة بصفته وثيقة للمعلومات الأساسية. محضر الاجتماع الذي سيتم مشاركته مع جميع المشاركين ولم يتم الاتفاق بعد على محضر الاجتماع. انظر أعلاه محضر الاجتماع الذي عُقد في 18 تموز/يوليه 2008 بين المقرر الخاص وممثلي الدولة الطرف بشأن كل القضايا المرفوعة ضد كولومبيا. See above for minutes of the meeting held between the Special Rappporteur and representatives of the State party relating to all of the cases against Colombia on 18 July 2008. وناقش الطرفان خلال اجتماعهما الخيارات الممكنة من أجل التوصل إلى حلٍّ ودّي، وهو ما أشير إليه في محضر الاجتماع الذي أعدّ المشتري مسودته وأرسلها إلى البائع. At their meeting the parties discussed the possible options for an amicable solution, which were described in the minutes of the meeting drafted by the buyer and sent to the seller.