مهارات موظف خدمة العملاء هي الأداة الأساسية لتحقيق النجاح في هذا المجال؛ فهذا الموظف ليس مسؤولًا عن صورة العمل لدى الجمهور فحسب، ولكنه هو أيضًا القادر على جذب عملاء مستدامين وضمان حصولهم على تجربة مُرضية. تُوصف هذه المهارات بأنها من المهارات الناعمة، وبعضها يحتاج إلى تدريب مكثف وطويل، ومن جهته يرصد « رواد الأعمال » أهم مهارات موظف خدمة العملاء على النحو التالي. اقرأ أيضًا: خدمة العملاء والاستفادة من منصات التواصل الاجتماعي الإقناع لطالما تم النظر إلى الإقناع كمهارة مبيعات مهمة، ولكنه يمكن أن يكون أيضًا لا يُقدر بثمن لخدمة العملاء؛ إذ يأتي العميل شاكيًا من مشكلة ما، وغالبًا ما يكون ممتعضًا وحانقًا على الشركة وما تقدمه من خدمات، هنا يبرز دور موظف خدمة العملاء الذي لا يعمل على حل مشكلة هذا العميل فحسب، وإنما ضمان عدم تكرارها في المستقبل، وكذلك التأكد من رضا العميل التام عن الخدمة التي حصل عليها. لا يحدث كل هذا إلا إذا تمكن موظف خدمة العملاء من إقناع العميل بأن سبب الخطأ/ المشكلة، على سبيل المثال، خارج عن الإرادة، وأن الشركة تبذل قصارى جهدها من أجل تحسين وتطوير خدماتها. التعاطف في سياق سردنا لـ مهارات موظف خدمة العملاء لا يمكننا أن نغفل أهمية التعاطف، وهو تلك القدرة على فهم وجهة نظر الطرف الآخر، ووضع أنفسنا مكانه، والعمل الجاد على حل المشكلة التي يواجهها.
لكن تعال نتناول الأمر بشيء من التفصيل، ونتساءل: ما هي مهام موظف خدمة العملاء ؟ يمكن أن تختلف مهام الوظيفة حسب مكان العمل. فعلى سبيل المثال: قد تكون وظيفة موظفي خدمة العملاء في البنوك هي الإجابة على أسئلة العملاء حول حساباتهم. أما الذين يعملون في شركات المرافق مثل شركة الكهرباء مثلا، فإنهم يعملون بشكل أساسي على حل مشكلات العملاء مثل انقطاع الخدمة. ولكن بشكل عام، وطبقا لموقعي megaplaza و career trend يتولّى موظفوا خدمة العملاء العشر مهام التالية: 1 – الإجابة على أسئلة العملاء إن خدمة العملاء هي أوّل ما يلجأ إليه العميل عندما يريد الإستفسار عن أمر ما حول المنتج أو الخدمة. ولذلك فإنه من أكثر المهام تكرارا لدى موظّف خدمة العملاء هي الرد على استفسارات العملاء سواء شفهيا أو كتابيا. فمثلا قد يساعد العملاء في: الحصول على معلومات أكثر عن المنتج أو الخدمة معرفة أسباب انقطاع الخدمة أو موعد وصول الشحنة أو سبب تأخرها. معرفة العروض الجديدة والخصومات أو كل ما هو جديد في المبيعات كل ما يمكن أن يخطر على بال العميل يجب أن يستطيع موظّف خدمة العملاء التعامل معه والإجابة على استفساراته. 2 – تقديم المعلومات حول المنتجات والخدمات وهو العمل الأكثر أهمية بالنسبة لموظّف خدمة العملاء.
مهام موظف خدمة العملاء ضرورية جدا لاي شركة حتي ان البعض يساويها بأهمية فريق البيع والتسويق. فعلي الرغم من انه يجب على جميع الموظفين في الشركة إرضاء العميل. إلا أنّه غالبا ما يكون هناك فريق واحد مخصص لمساعدة العملاء والحفاظ على رضاهم. ويعمل هؤلاء الموظفون في الخطوط الأمامية للشركة عند التعامل مع العملاء. ونظرا لأهمية هذا الدور، دعنا نستكشف اليوم من هو موظّف خدمة العملاء ؟ وما هي مهامه بالتحديد ؟ وكيف يبدو الدور الوظيفي الذي يقوم به ؟ من هو موظف خدمة العملاء ؟ بكل بساطة هو الموظّف الذي يتعامل مع العملاء نيابةً عن الشركة. ودوره مساعدة العملاء في التعامل مع المشكلات وتقديم أي معلومات قد يحتاجون إليها عند شراء المنتج أو الخدمة. كما يقوم بتلقّي الطلبات والأسئلة والشكاوى الخاصة بالشركة والإجابة عليها عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الدردشة المباشرة أو من خلال المقابلات الشخصية. والهدف من ذلك هو التعامل بكفاءة مع كل متطلبّات العميل ومساعدته، وذلك للحفاظ على رضاه وولائه للشركة. هذه مهنة موظّف خدمة العملاء بشكل مختصر. وحتي تستطيع القيام بذلك عليك في البداية معرفة اهم أنواع العملاء وكيفية التعامل معهم لذلك انصحك بشدة بقراءة هذا المقال قبل البدء في معرفة المهام المطلوبة منك.
ولنتذكر أن الناس مدفوعون إلى التعامل مع من يهتم بهم، ويقدرهم؛ فالجوانب العاطفية أهم من الجوانب العملية بكثير. ولا يتعلق الأمر بما إذا كان تم حل المشكلة، أو إذا كان هناك استرداد للمال المدفوع، أو مقدار الوقت الذي تم إنفاقه على الأقل، ليس الأمر في الغالب حول هذه المشكلات. واعتاد رجال الأعمال على التفكير في النتيجة النهائية، ولكن المحصلة النهائية في أذهان معظم العملاء ليست مالية ولكنها عاطفية، والعواطف أهم من الحقائق. اقرأ أيضًا: قيود النجاح والالتزام به.. كيف تصل إلى هدفك؟ القدرة على التكيف الناس ليسوا متشابهين، وإذا كنت مضطرًا إلى العمل مباشرة مع الجمهور، فستواجه حتمًا أطيافًا متعددة من الناس، وكل واحد منهم بحاجة إلى طريقة تعامل مختلفة عن الآخر، ما يعني أن موظف خدمة العملاء الماهر هو الذي يستطيع تكييف نفسه، سلوكه، ولغته مع العميل الذي يتحدث إليه. يحتاج موظفو خدمة العملاء إلى قدر عالٍ من المرونة الذهنية للاستجابة إلى مجموعة متنوعة من المواقف بالطريقة التي يفضلها عملاؤك في الوقت الحالي. استخدام لغة إيجابية إذا اتصل بك عميلك فمن المحتمل أن يكون ذلك بسبب وجود مشكلة لديه، ولكن على الرغم من غضبه أو إحباطه، فإنه من الواجب عليك _كموظف خدمة عملاء_ البقاء إيجابيًا.
التعرف على نقاط ضعف الموظف التقديم الإرشادات والتوجيهات التدريبية. تحديد المكافآت والحوافز المادية والمعنوية المناسبة. القدرة على اتخاذ القرارات المتعلقة بزيادة الراتب والترقية والإجراءات التأديبية. فتح قنوات اتصال تسهل التواصل بين الإدارة والموظفين. تجنب الآراء الشخصية عند تقييم الموظفين. ما هي معايير تقييم الموظف؟ الأداء والإنجاز: والمقصود به هو حجم الأداء الذي يقدمه الموظف والمهام التي يحققها. المبادرة والإبداع: هنا في هذا المعيار نوضح مدى مبادرة الموظف في تقديم الأفكار والاقتراحات. التعاون والالتزام الوظيفي: وهذا يعني درجة تعاون الموظف مع فريق العمل والجمهور بشكل عام. المشاركة وتحمل المسؤولية: وذلك من خلال بحث مدى حرص الموظف على المشاركة في الأنشطة المختلفة. المهارات القيادية والإشرافية: ويتم ذلك من خلال دراسات القدرات القيادية التي يمتلكها الموظف. قابلية التعلم: يجب قياس مدى قدرة الموظف على التعلم واكتساب المهارات الجديدة التي تتعلق بمهام العمل. لتحميل نماذج تقييم الموظف اضغط على الرابط