وافق وزير المالية محمد الجدعان على تعديل اللائحة التنفيذية لنظام استئجار الدولة للعقار وإخلائه، الصادرة في 12/ 12/ 1437هـ. وحددت اللائحة ضوابط استئجار الجهات الحكومية للعقارات خارج المملكة، والتي سيتم العمل بها اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية "أم القرى" اليوم الجمعة. ووفق المادة الثانية لا يجوز لأي جهة حكومية استئجار عقار خارج المملكة إلا عند الحاجة الماسة له، وأن يكون الاستئجار وفقاً لأحكام الضوابط التالية: 1- توفر الاعتماد المالي اللازم لاستئجار العقار في ميزانية الجهة الحكومية. عدم تجديد عقد العمل – لاينز. 2- ألا يكون لدى الجهة الحكومية عقار غير مستغل يلبي احتياجها. 3- التنسيق مع الهيئة للتأكد من عدم توفر عقار للدولة يلبي احتياجها. 4- أن يخصص العقار للغرض المستأجر من أجله. 5- أن تكون مساحة العقار المطلوب استئجاره وفقاً للمعايير المعتمدة لدى الهيئة، وفي حدود حاجة الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار. تحديد الغرض وبحسب المادة الثالثة يسبق استئجار الجهات الحكومية للعقار خارج المملكة، تقديم طلب للهيئة العامة لعقارات الدولة، وتحديد الغرض من الاستئجار ونوع العقار المطلوب ومدة الاستئجار المطلوبة، إلى جانب تحديد الموقع المطلوب والمواصفات الأمنية والفنية مثل عدد الموظفين وعدد المواقف والمستودعات، وغيرها، وأن تقوم الهيئة بالموافقة على طلب الاستئجار المبدئي أو عرض مبنى حكومي يلبي احتياج الجهة خلال 10 أيام عمل من تاريخ تقديم الجهة الحكومية للطلب.
المقرات المؤقتة وأشارت المادة العاشرة إلى أنه يتم استثناءً من أحكام المادة الثالثة من الضوابط للجهة الحكومية التعاقد مباشرةً في الحالات الآتية: 1- توفير المقرات المؤقتة للبعثة أو السكن لرؤساء البعثات أو الموظفين، ويمكن للبعثة الاستفادة من أي من الخيارات المتاحة في البلد المضيف – مكاتب أو وحدات سكنية مفروشة أو شقق فندقية أو فنادق- على أن يكون العقار مؤثثاً وجاهزاً للاستخدام – لمدة لا تزيد على 6 أشهر ويجوز تمديدها لفترة مماثلة بعد الرفع لصاحب الصلاحية بالجهة الحكومية، وذلك في حدود الاعتمادات المالية المعتمدة بميزانية الجهة الحكومية. 2 – إذا كانت التكلفة التقديرية لاستئجار مقر دائم لمكاتب البعثات أو المكاتب الفنية الملحقة لا تتجاوز 300 ألف دولار سنوياً للموقع الواحد. 3- إذا كانت التكلفة التقديرية لاستئجار مقر دائم لسكن رئيس البعثة أو الموظفين لا يتجاوز 50 ألف دولار سنوياً للموقع الواحد، وذلك في حدود الاعتمادات المالية المعتمدة بميزانية الجهة الحكومية. إخطار بعدم تجديد عقد العمل – زيادة. 4 – إذا كان العقار مجاوراً للعقار المستغل من قبلها سواء أكان مستأجراً أم مملوكاً لها بغرض التوسع، وذلك بعد موافقة الهيئة. المصدر: أم القرى.
شروط الاستئجار واشترطت المادة الرابعة أن يكون العقار المراد استئجاره خالياً من العيوب الإنشائية، وأن تتوافر فيه اشتراطات التراخيص اللازمة من الجهات المختصة، وأن تتناسب مساحته مع حاجة الجهة الحكومية، إلى جانب أن يكون مؤمناً عليه من قبل المؤجر، وألا يكون عليه مخالفات أو مستحقات لأي جهة مختصة، وألا يكون محل نزاع، ولا يعود لأحد من منسوبي الهيئة أو الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار، أو قريب له من الدرجة الأولى. ضوابط الاستئجار وشدد المادة السابعة على أن تقوم الجهة الحكومية بمخاطبة الجهات الأمنية المختصة للتأكد من أن العقارات المختارة لا تعود لأشخاص أو جهات من المحظور التعامل معهم، بينما أكدت المادة الثامنة أن يكون عقد الاستئجار لمدة لا تزيد على 5 سنوات، ويجوز أن يُنص في العقد على إمكانية تجديده تلقائياً لمدة أو مدد مماثلة بما لا يتجاوز 10 سنوات، ما لم يبلغ أحد الطرفين الطرف الآخر بعدم رغبته في تجديده قبل 180 يوماً على الأقل من تاريخ نهاية العقد أو نهاية المدة المجددة. ووفق المادة ذاتها يجوز استثناءً من الفقرة السابقة من هذه المادة وفي حالات الضرورة التي تراها الجهة الحكومية تجديد العقد لمدد أخرى بعد موافقة الهيئة، على أن تبلغ الجهة الحكومية الهيئة عند رغبتها في تجديد عقد الاستئجار أو إنهائه قبل 120 يوماً على الأقل من تاريخ نهاية العقد أو نهاية المدة المجددة.
لا يفضل إرسال الإخطار إلى الموظف بشكل مفاجئ قبل انتهاء ميعاد العقد بأيام دون أن يتم التمهيد للموظف أولاً بضرورة انتهاء عقد العمل. يجب الحرص على توضيح الأسباب التي أدت لانتهاء عقد العمل عند تواجد أسباب لذلك. يجب أن يكون الإخطار الموجه إلى الموظف مناسب وذو صيغة مهذبة لاحترام آداب العمل حتى وإن كان العامل مخطئ في أمر ما قد أدى لاتخاذ قرار بإنهاء عقد العمل الخاص به. طريقة كتابة طلب تجديد عقد عمل هناك عدة شروط هامة يتعين توافرها إن كنت تريد كتابة طلب بتجديد عقد عمل لموظف ومن أهم هذه الشروط ما يلي: عند كتابة طلب بتجديد عقد العمل يجب ترك مكان اسم الموظف وتوقيعه فارغًا في نهاية الخطاب. يجب أن يقوم الموظف بالتوقيع على الطلب حتى وإن كان هذا التوقيع إلكتروني. عند القيام بإدراج الطلب يجب أن تكون هناك فترة كافية بين تقديم الطلب وبين ميعاد انتهاء العقد حتى يتاح للموظف التفكير الجيد في أمر الوظيفة قبل أن يتخذ القرار المناسب. الحرص على التأكد من وصول الإخطار غلى الموظف المحدد من قبل شئون العاملين حتى لا يحدث أي مشاكل من ناحية الطلب. لا توجد صيغة معينة للطلب المقدم يمكنك القيام بكتابة الطلب بأي صيغة مناسبة فكل شركة وحسب ما تراه في تنظيمها للنماذج التي تناسبها في تنظيم شئون العمل.