مثل نظام التشغيل آ. إدارة الوثائق تشابه أنظمة التشغيل لتسهيل الاستعمال، مثل بناء شجرة مجلدات لكل خزانة، ودعم النسخ والنقل والحذف من خلال سلة المهملات، إشعارات الإحالات والاستلامات مع كل إحالة يتم إشعار المستخدم المحال إليه بوجود إحالة جديدة، ومع فتحها يقوم المستخدم بعمل استلام لها ويتم تسجيل الوقت، وإشعار المحيل. إدارة أنواع المعاملات إنشاء أنواع مختلفة من المعاملات ووضع القواعد والقيم التلقائية لكل نوع، والإدارات والمستخدمين المسئولين عنها، وجهات الإحالة التلقائية لها. نظام IBBSS للارشفة الالكترونية. إدارة حالات المعاملة حالات مختلفة للمعاملات لمتابعة المفتوح والمعلق والمغلق والمتأخر، مع تحديد تواريخ الاستحقاق وصلاحيات انتقال المعاملة بين الحالات المختلفة.
من المعروف أن عصر الأوراق المكتبية والمتابعات الروتينية قد انتهى، وبوجود التقنيات المتقدمة توفر علينا سهولة ودقة الوصول للمعلومة، من المعروف بأن أرشيف السنوات السابقة للمنشآت شبه معدوم ويصعب جداً الوصول اليه بالطرق التقليدية وذلك لكثرة الأوراق والفاكسات والإعتمادات الخطية وغيرها من المستندات التي نتداولها يومياً بين موظفي أي منشأة. ومن خلال هذا النظام حرصنا أن نحفظ جميع الأوراق والمستندات للمنشأه بشكل وثائق ذكية وبكل آمن ومن خلال حركات متتالية يمكنك الوصول الى ماتحتاجه ومن أي مكان بالعالم، هذا هو الرخاء المطلوب من التقنية وهكذا أنت بمنشأه ناجحة. إمكانية إنشاء هيكلية شجرية تحتوي على عدد لانهائي من المجلدات الرئيسية والفرعية (مجلدات متشابكة). قابلية النظام على إستيعاب عدد لانهائي من الملفات والوثائق والسجلات والخرائط.... ماهي الارشفة الالكترونية. الخ إمكانية نقل الملفات بين المجلدات أو نسخها أو نقل الملفات كمختصرات ضمن الصلاحيات المتاحة. إمكانية ربط المستندات أو الملفات ذات العلاقة بملفات أخرى. إمكانية إصدار ملفات أو مستندات جديدة مرتبطة مع ملفات مخزنة سابقا, وإمكانية الوصول الى النسخ السابقة بسهولة. إمكانية الإستيراد من خارج النظام وكذلك التصدير الى القرص الصلب أو المرن ضمن الصلاحيات المتاحة للمستخدم.
والذي يمكن من ترتيب الوثائق بشكل أكثر تطورًا وتنظيمًا، مما يساعدك كمدير للنظام ويساعد العاملين في المؤسسة على سهولة البحث عن ملف معين، وسهولة إيجاده بالطبع، على عكس الأرشفة الورقية التي تحتاج لوقت طويل جدًا لإيجاد ما تبحث عنه، فعملية البحث تتم بشكل آلي ومرن وسريع فيسهل الحصول على أي وثيقة تريدها في أي وقت، من خلال طرق بحث متعددة ومختلفة، وبالتالي تصبح عملية استرجاع الوثائق المطلوبة عملية نظام الأرشفة الإلكترونية مرنة وسهلة للغاية، باختصار يتحول الأرشيف إلى قاعدة بيانات يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق متكاملة بسهولة شديدة. برامج محاسبية نقاط البيع ميزان الكتروني طابعة باركود قارئ باركود أجهزة كاشير صناديق النقود اجهزة بصمة تحكم بالأبواب كروت بلاستيكية كاميرات مراقبة حواجز الأمنية نظام الارشفة الالكتروني
وفي الواقع فإن عملية الأرشفة وفقا لهذا المفهوم عملية نمارسها جميعا في حياتنا اليومية فأنت عندما تكتب خطابا لأحد ما فأنت تتعامل هنا مع مستند يمكن التعديل فيه والتغيير لكن بمجرد أن ترسل هذا الخطاب الى صاحبه فقد تحول الى سجل لا يمكن التعديل فيه لأنه أرسل بالفعل وهنا نحن نتحدث عن سجل مؤرشف قصرت فترة الإحتفاظ به أو زادت وإن إختلف وسلية الحفظ وطريقته. وعليه, فإن الأرشفة الإلكترونية هي ببساطة عملية إدارة السجلات والتي تضمن حمايتها وصيانتها وتسهيل الوصول إليها وتبدأ من لحظة إنشاء المستند وتنتهي بإتلافه أو تركه محفوظا للأبد, ولا تنحصر فقط في التخزين أو المسح الضوئي. المعنى الحقيقي للأرشفة الإلكترونية | نظم إدارة المحتوى. ويمكن تعريف السجل Record بأنه المعلومات التي يتم تسجيلها وصيانتها وإدارتها من قبل شخص أو هيئة أو منشأة إما لأغراض قانونية أو لقيمتها بالنسبة لأعمال المنشأة. ولم تعد السجلات التي على أي منشأة الإحتفاظ بها محصورة في الورق فقط, بل أصبح يشمل عدداً من مصادر المعلومات التي لم تعد تقل أهمية عن المستندات الورقية وعلى رأسها البريد الإلكتورني والرسائل الفورية وصفحات المواقع الإلكترونية والمعلومات المرسلة عبر الشبكات الإجتماعية, فكل هذه معلومات قد يتوجب تسجيلها وفقاَ لأهميتها.
خامسا: مرحلة إعادة الملفات إلى أصولها: وتتمثل هذه العملية في إعادة الملفات والوثائق التي كانت في طور التصوير الضوئى إلى بعضها وإلى أصولها التي كانت عليها قبل الرقمنه وذلك بإعادة تدبيسها بعد فكها من بعضها. سادسا: مرحلة الحفظ والخزن تتم مرحلة حفظ وخزن الوثائق في وسئط ودعائم مختلفه منها ذاكرة الحاسب نفسه ومنها الأقراص الممغنطة والمدمجه وكذلك في النظم المركزية وهي طريقة الحفظ الاحتياطى. سابعا: الاطلاع على الأرشيف الإلكترونى (تبليغ وتوزيع الأرشيف الإلكتروني): إن رقمنة الأرصدة الأرشيفية وإنفاق المبالغ المالية والبشرية والتجهيزيه عليها ليس بغرض الحفظ فقط وإنما لهدف أهم وهو تبليغ الأرشيف للمستفيدين والاطلاع عليه بشكل مباشر أو غير مباشر. ماهي الارشفة الإلكترونية. عيوب الأرشفة الإلكترونية [ عدل] قد يحتوي الأرشيف الإليكتروني – المحفوظ داخل جدول- على معلومات عن عدد محدود من العناصرلكنه ليس الحل الأمثل لفهرسة المعومات. على سبيل المثال، حين يتم إدراج عدد كبير من الفئات (الحقول) في بعض الأحوال للوصول للعناصر (السجلات) الجديدة يجب تكرار بيانات تم إدراجها بالفعل مما يتسبب في ما يسمى ب «التكرار». لهذا السبب، يوجد أنظمة أخرى لتخزين البيانات تعرف ب " قواعد البيانات ".
من هو مؤلف كتاب العقد الفريد ؟ يعتبر كتاب العقد الفريد من أهم كتب الأدب العربي وهو من تأليف ابن عبد ربه، حيثُ يشتمل الكتاب على جملة من الأخبار والأمثال والحكم والمواعظ والأشعار وغيرها. وقد سُمي بـ «العقد» لأن ابن عبد ربه قسمه إلى أبواب أو كتب حمل كل منها اسم حجر كريم، كالزبرجدة والمرجانة والياقوتة والجمانة واللؤلؤة، وغير ذلك مما تناول عقود الحسان الحقيقية. كما ذكرنا في الأسطر القليلة السابقة أن الكتاب من تأليف المئلف ابن عبد ربه، كما أنه تم تصنيف الكتاب ضمن موسوعة أدبية، تجمع بين المختارات الشعرية والنثرية، ولمحات من التاريخ والأخبار، مع الأخذ بنظرات في البلاغة والنقد مع شيء من العروض والموسيقى، وإشارات للأخلاق والعادات، كما ان الكتاب يشتهر باسم العقد الفريد، إلا أن بعض النقّاد قالوا بأن اسم الكتاب هو العقد فقط، وأن كلمة «الفريد» اضيفت فيما بعد. الاجابة الصحيحة للسؤال هي/ إبن عبد ربه هو صاحب العقد الفريد.
تعريف حول كتاب العقد الفريد عاش ابن عبد ربه حياته كاملة في قرطبة، ولم يغادرها أو يسافر منها إلى المشرق العربي، إلى أن توفي بالمرض ذاته الذي توفي به الجاحظ ، وهو الفالج ، تاركا خلفه جوهرة من جواهر الآدب التي لم يصل إلينا منها عدا كتابه "العقد الفريد"، وقد ذكر الثعالبي في كتابه "يتيمة الدهر" ابن عبد ربه فقال: (إنه أحد محاسن الأندلس علمًا وفضلا وأدبًا ومثلا، وشعره في نهاية الجزالة والحلاوة، وعليه رونق البلاغة والطلاوة". [٤] يعدّ كتاب العقد الفريد من أشهر الكتب في عصر تأليفه إلى هذا الحين، إذ يعدّ موسوعة علمية أدبية جمع فيه من الأخبار والأنساب والأمثال والشعر والعروض والموسيقى والنقد والبلاغة، والعادات والتقاليد والأخلاق. عُرِف الكتاب منذ تأليفه باسم العقد، وذكرت الكتب الأدبية والنقدية وتاريخ الأدب -ومنها كتاب المستشرق بروكلمان تاريخ الأدب العربي- اللاحقة بأن الأبشيهي صاحب كتاب المستطرف في كل فن مستظرف هو أول من أضاف كلمة الفريد إلى كلمة العقد" دلالة على مدى إعجاب الأدباء بمادته وتفرّده، وقد وصل إلينا باسم كتاب العقد الفريد كاملًا، وقيل بأنّ الكتاب سمي بالعقد لأنه قسّم إلى أبواب، حمل كل باب منها اسم حجر كريم ، كالزبرجدة والمرجانة والياقوتة والجمانة واللؤلؤة وغيرهم.
وأشاد به العلماء تأليفهم، كالأبشيهي في (المستطرف)، والبغدادي في (خزانة الأدب)، وابن خلدون في (المقدِّمة)، والقلقشندي في (صبح الأعشى) وابن منظور صاحب (لسان العرب)، وهناك مِن المحْدَثين مَن صنَعَ منه مختارات حسنة يقرّبها إلى القراء.
-اعتذاره عن إسقاط الأسانيد فيما يورده. -سبب تسمية الكتاب بهذا الاسم. -وتسميته لفصول الكتاب فصلاً فصلاً. - قسم كتابه إلى 25 قسم ذكرها في المقدمة قبل الشروع في الكتاب. 2- فسر المؤلف كثيرا مما يورده من الغريب في النصوص التي يذكرها انظر ص 29ج1 كمثال على ذلك. 3- نقل المؤلف عن ابن قتيبة في عيون الأخبار وغيرها من كتبه كثيرا جدا ولم يوفه حقه الا نادراً. 4- أكثر المؤلف من نقل الأشعار بطريقة ملفته. 5- يعزو في الغالب كل قول إلى قائله. 6- المؤلف له مشاركات جيده من شعره يوردها في نهاية كل كتاب تقريباً ( ولو قام احدهم بجمعها وتتبعها لجاءت في ديوان من الحجم الوسط). 7- يمهد لكل قسم من أقسام الكتاب قبل الدخول إليه بفرش وتمهيد بسيط. 8- أكثر المؤلف من نقل الأشعار وإيرادها في هذا الكتاب (فكما يقال الشعر ديون العرب). 9- المؤلف له اطلاع واسع ومحفوظ جيد من الأشعار. 10- قد يذكر حكماً فقهياً في الباب الذي يتكلم فيه كما فعل في الرهن عند التعرض للكلام في الخيل والسبق انظر ج1 ص 197 و 198 وعند الكلام على النبيذ والخمر والغناء في أواخر الكتاب. 11- غالب ما أورده المؤلف من الأحاديث لا يثبت بل هو في عداد الضعيف أو الموضوع.
ومما يؤكِّد أهمية الكتاب أيضاً: إشادة العلماء به، ونقلهم عنه حين تأليفهم، كالأبشيهي في " المستطرف "، والبغدادي في " خزانة الأدب "، وابن خلدون في " المقدِّمة "، والقلقشندي في " صبح الأعشى " وغيرهم. وفي خاتمة الحديث عن كتاب " العقد الفريد " وصاحبه، تجدر الإشارة إلى تأثّره بالمشارقة ؛ بدليل ما جاء عن الصاحب بن عبّاد -عندما وصل إليه الكتاب وقرأه- قال فيه: «هذه بضاعتنا رُدّت إلينا». وهذا الموقف الرافض مِن ابن عبّادٍ فيه مبالَغة، لأنّ الكتاب قد تضمَّن -كما رأينا- أشعار ابن عبد ربه -نفسِه- وبعضَ ما يتعلَّق بالأدب الأندلسي، كما أنّه ضمّ إلى تصنيفه هذا بعض التأليف والنقد، حيث نقَدَ ابن قتيبة في رأيه في الشعوبية، ونقَدَ المبرِّد في بعض مختاراته من الشعر.
إلّا أنّ أسماء الحبّات من جهة اليسار أضافَ إليها كلمة ( الثانية) فيقول: المجنبة الثانية، ثم العسجدة الثانية، وهكذا... ولا أحد ينكِر على المصنِّف تفرّده بهذا النظام الذي يدلّ على ابتكارٍ من وحي شاعريَّته، كما لا ينكر أحدٌ أنه استقى أسماء موضوعاته من بعض الكتب السابقة وعلى رأسها كتاب " عيون الأخبار " لابن قتيبة الدَّيْنَوَري.