[١] أهمية الرسائل الإدارية تعد الرسائل الإدارية [٢] من العناصر المهمة التي يجب أن يتقنها كل موظف حتى يُصبح محترفًا في عمله، ومن الممكن أن تحتوي الرسائل الإدارية على الكثير من المواضيع المهمة التي يتبادلها الأشخاص، حيث من الممكن أن تكون مبعوثةً من داخل المؤسسة أو من الممكن أن تُبعث لطلبات التوظيف أو لطلب منحة مثلًا، ومن هنا تبرز أهمية تعلّم كيفية كتابة الرسائل الإدارية بطريقة متقنة ومهنية، فهي العنصر الأساسي للقبول أو الرفض من قبل المدير أو المؤسسة، ويجب أن يظهر بها الاحترام واللّباقة من الشخص المرسل كي تُعطي انطباعًا أوليًّا جيّدًا عنه. كيفية كتابة رسالة إدارية من المهم جدًا معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية، حيث يستخدمها جميع الموظفون في جميع الشركات حاليًا، وعادة ما تُرسل هذه الرسائل من خلال البريد الإلكتروني ، ولكي تكون هذه الرسائل جيدة لا بدّ من معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية: [٣] العنوان: يُوفّر البريد الإلكتروني خاصيّة العنوان في خانة مستقلة، ويجب توضيح محتوى الرسالة باختصار في العنوان وبطريقة رسمية وواضحة وبيان الغرض الأساسي من الرسالة. التحيّة: تُدرج التحية بعد كتابة عنوان الرسالة، وتكون على شكل مقدمة بسيطة ورسمية وتعرف مستقبل الرسالة بالمرسل وتفاصيل عمله وتُوضّح المنصب الذي يستلمه المرسل في العمل.
إذا أردت النجاح في التواصل الفعال مع الجهات الرسمية بتقديم طلب عمل أو شكوى، أو أردت أن تتواصل بطريقة مؤثرة منخفضة التكلفة والمجهود مع موظفيك و رؤسائك أو من يهمه الأمر في الفضاء الرسمي للهيئات والمؤسسات عليك أن تتعلم كيف تنشئ رسالة إدارية جيدة تستوفي كل الشروط الواجب توافرها حتى تؤدي الغرض المرجو منها، في هذه المقالة من خلال موقع الموسوعة نتعلم كيفية كتابة رسالة إدارية ناجحة، نتعلم كذلك الفرق بين أنواع الرسائل الإدارية المختلفة وشروط يجب توافرها في جميع أنواع الرسائل الإدارية. كيفية كتابة رسالة إدارية تتكون الرسالة الإدارية بصورة إجمالية من عدة مكونات ثابتة تتعدد أغراض استخدامها تبعًا لأنواعها المختلفة، مثل الاسم والتاريخ واسم المرسل والمرسل إليه، والتحية وبينهما صلب موضوع الرسالة، وفيما يلي نعرض كيفية كتابة رسالة إدارية: أولا يوضع تاريخ اليوم. بعدها يوضع اسم المرسل إليه، سواء كان شخصًا كالمدير العام أو مدير الصيانات أو الإدارة المعنية بالصيانة. يلي ذلك التحية الطيبة المناسبة. بعد ذلك يكون هناك صلب الموضوع، ويتم عرضه بأسلوب علمي دقيق عن المشكلة وآثارها ونتائجها على المؤسسة. بعدها نتحدث عن الموضوع،عن أهمية الطلب سواءً كان للعمل أو لحل مشكلة، أو لأهمية تلك الصيانة والمعدات أو الآلات الواجب صيانتها والتعديلات والتوصيات المقترحة لمعالجة هذا الأمر.
كيفية كتابة رسالة إلى تفتيش العمل كيفية كتابة رسالة إلى تفتيش العمل هل أنت لا تدفع راتبا، مهددا بالفصل أو لا تعطي إجازة؟ لك الحق في تقديم شكوى بشأن صاحب العمل تفتيش. كتابة طلب وفي المؤسسة الخاصة بك إجراء شيك وتتطلب من المدير للقضاء على أوجه القصور. وإذا كنت لا يمكن أن تأتي إلى المفتش شخصيا، الكتابة الرسالة - سيتم النظر في شكواك. تعليمات 1 صياغة مطالبتك. يجب أن يوضح الطلب بوضوح جميع الانتهاكات التي تطلب القضاء عليها. إذا كنت مهددا بالفصل، فلا تعط عقد عمل أو إطالة مدة العمل بشكل تعسفي، مع الإشارة إلى جميع هذه الجرائم حسب النقاط. إذا كنت تشير إلى وثائق إضافية، مثل عقد العمل، أو مذكرة توضيحية، وإزالة نسخ منها وإرفاقها إلى الرسالة. 2 معرفة عنوان تفتيش العمل واسم المدير - هو أنت الذين يتناولون الطلب. تحديد من المفتشين هو المسؤول عن منطقتك - هاتفه قد تحتاج لكم في المستقبل. 3 اكتب بيان. في الزاوية اليمنى العليا، حدد المرسل إليه - تفتيش من خلال عمل مدينته واسم القائد. أدخل اسمك وعنوانك. في البيان، تلخيص جوهر المشكلة. كتابة متماسكة وجوهرية، والاعتماد على الحقائق وعدم إعطاء تنفيس للمشاعر. احرص على اإلشارة إلى أنك تطلب التحقق من الوقائع التي ذكرتها واتخاذ اإلجراءات المناسبة للقضاء عليها.
في نهاية الطلب يتم شكر الجهة المقدم لها الطلب، يلي ذلك اسم مقدم الطلب وصفته ورقم هاتفه ورقم بطاقة هويته الوطنية وتوقيعه القانوني. مع العلم أن الطلب يقدم إلى الجهة صاحبة الاختصاص ولا يتم تقديم اللوم في النموذج أبدًا للمُرسل إليه، وحتى إن لم يتم حل المشكلة يتم تصعيد الأمر إلى مرتبة وظيفية أعلى. ماهية الرسالة الإدارية الرسالة الإدارية هي الشكل الرسمي للمخاطبات والتواصل داخل المؤسسات والهيئات هو ما يسمى الرسالة الإدارية. وهو ما يكون بين الموظفين وزملائهم أو رؤسائهم داخل حدود المنشأة أو الهيئة الواحدة، والرسالة الإدارية لها عدة أشكال واستخدامات ونماذج. شروط كتابة رسالة إدارية فعالة بما إنها شكلًا رسميًا من أشكال التواصل يجب أن تكون واضحة المعاني والألفاظ وتساعد على فهم الغرض منها بشكل سليم. يجب أن يتوفر بها معلومات صحيحة ودقيقة وقابلة للمراجعة والتحليل من قِبَل مُستلمها. ينبغي أن تُستخدم لغة سهلة مُختصرة بعيدةً عن الكلمات والألفاظ المُعقدة التي قد تُفهم على نحوٍ خاطئ. التنسيق الجيد للرسالة الإدارية عامل فعال من عوامل نجاح الغرض منها، يجب أن تُقسم الأفكار في الرسالة بشكل فقرات مُختصرة لإيصال الحقائق بشكل سليم.
مرحلة المراجعة: حتى نكون قد ضمنا عدم وجود أي خلل أو خطأ في الرسالة، سواء رسمية أو غير رسمية، فيجب مراجعة الرسالة من أولها إلى آخرها حتى نضمن خلوها من الأخطاء الإملائية أو النحوية، بالإضافة إلى التأكد من سلامة أسلوب الكتابة، فالتدقيق أمر هام في هذه المرحلة. وبعد المراجعة نكون قد انتهينا من كتابة الرسائل بجميع أنواعها ونتمنى أن نكون قد أضفنا لكم فوائد قيمة تساعدكم على كتابة الرسائل، سواء كانت رسمية أو غير رسمية. Pixelsseo شركة بيكسلز سيو – تختص بمجال كتابة المحتوى العربي وترجمته على شبكة الإنترنت. يمكنك التواصل معنا مباشرة من خلال هذا البريد: [email protected] أو من خلال هذا الهاتف واتس اب: 00201284751116
ثم تنتهى كذلك بتحية طيبة. في نهايتها يكون التوقيع الشخصي. الرسالة الإدارية العامة هي الرسالة التي تستخدم لمد أواصر التعاون والترابط بين أعضاء المؤسسة الواحدة، تنقسم تلك إلى رسائل عامة لجميع المنتمين إلى تلك المؤسسة أو تكون إلى قسم مُعين فيها، أو قد تكون بين هيئة وأخرى تنتميان لنفس الحيز الجغرافي أو نفس نوعية الأعمال وتهدف للمصلحة المشتركة، والنموذج التالى هو الشكل الأبسط والأكثر فعالية للرسالة الإدارية العامة: يتم كتابة اسم المؤسسة أو الهيئة. تاريخ إرسال الرسالة. اسم المرسل إليه، عادة ما يكون مدير الهيئة المرسل إليها الرسالة. التحية وتقديم الود والسلام. ثم يضاف موضوع الرسالة بشكل منسق سهل الفهم وبسيط الألفاظ، مع توضيح المطالب والهدف من الرسالة. نهاية الرسالة التي يجب أن تتضمن تحية لقارئها. اسم الموظف أو الهيئة التي أرسلت الرسالة. الرسالة الإدارية الدائرية هي نوع من أنواع الرسائل الإدارية الهامة، تقوم الهيئة أو المؤسسة بإرسالها إلى العديد من الجهات في نفس الوقت. غالبًا ما يكون الهدف منها هو إعلام الجمهور أو الأشخاص والهيئات التي تتعامل معها المؤسسة بأمور طارئة هامة. مثل التغييرات في الإدارة أو كبار الموظفين، أو افتتاح فروع جديدة وإضافة عروض وخدمات حديثة، كذلك الاكتتابات وإصدار أسهم جديدة.