التقنية موجودة ويجب الاستفادة منها بوجود المركز الوطني للمعلومات ،، والابتعاد عن الملف الأخضر والأنظمة القديمة( راجعنا بكرة أو هذا رقم وتاريخ المعاملة يدوياً)! !.
مما لا شك فيه أن أجهزة التواصل أصبحت همزة وجسرا متواصلا بين الشعوب وبين الدول، البعيد اصبح قريباً، والرسائل الإلكترونية بمفهومها هي الجزء الأكبر. البريد الإلكتروني أغنى كثيرا عما يُعمل به سابقاً من ارسال عن طريق الفاكس أو عن طريق اتصال آخر، وأنت في موقعك سواء في المكتب أو في المنزل حتى في السيارة تأتيك الرسالة عن طريق البريد الإلكتروني وبها المضمون.
إمكانيات عديدة للبحث بأي جزء من معلومات المعاملة أو الحركة. تعريف المحددات والشروط المسبقة لعمليات الإحالة والعرض وكذلك الاستطلاعات والتقارير المختلفة. معرفة وضع استلام كل معاملة سواء صادر أو إحالة مع إمكانية إعادة إحالة المعاملات لنفس الموظف أو الجهة أو لموظف أخر. موقع سفارة دولة فلسطين لدى دولة قطر::: أقسام السفارة. تعامل خاص مع المعاملات السرية بحيث يمنع إظهار الموضوع لمن ليس لهم صلاحية على المعاملات السرية حتى ولو كان لهم صلاحيات على السجل الخاص بتلك المعاملات. إمكانية الاستفادة من معلومات لصادر أو لوارد سابق في تسجيل وارد أو صادر جديد، وذلك في حال وجود علاقة معينة بينهما، كأن يشار إلى كتاب سابق في الكتاب الجديد. استخدام العديد من الرموز مثل الجهات الخارجية والمواضيع والمراسلين بشكل يسهل عملية إدخال المعلومات. إمكانية الاستفادة من معلومات لصادر أو لوارد سابق في تسجيل وارد أو صادر جديد ، وذلك في حال وجود علاقة معينة بينهما ، كأن يشار إلى كتاب سابق في الكتاب الجديد وجود إمكانية العمل بالاختصارات السريعة بحيث يقوم النظام بإكمال العبارات تلقائياً. يقوم النظام عند الحفظ بإلغاء الفراغات بين الكلمات إذا كانت أكثر من فراغ واحد وكذلك بالنسبة للحروف المتماثلة مثل أ إ إن يتم تخزينها ا فقط بدون همزات أو ه ة يتم تخزينها ه وهكذا.
التقنيات المستخدمة لبناء النظام · لغة بناء النظام Microsoft Visual 2008 · لغة بناء قواعد البيانات Microsoft SQL Server Database 2008 مقدمة أقسام النظام · بيانات المستخدمين والصلاحيات. · ارشفة التعاميم الصادرة · ارشفة التعاميم الواردة · البحث والتقارير في التعاميم الصادرة والواردة. · ارشفة الوثائق · تكليف مستخدم بمتابعة تعميم أو وثيقة. · شاشة معاينة التقدم في حالات المتابعة. · رسائل الجوال والبريد الالكتروني. · جهات الاتصال. أهداف النظام · تحقيق مبدأ مكاتب بلا ورق وتوفير الوقت والجهد المبذول لاستخراج صور من الملفات خاصة القديمة منها. جريدة الرياض | راجع بالنظام ولا تترجى أحداً للحصول على حقك. · حفظ صور من التعاميم والملفات الخاصة بالمنشأة يسهل الرجوع إليها عند الطلب وطباعة نسخة منها، وإدارة سير المعاملة الخاص بالملف وتكليف من يختص بالمتابعة. · إمكانية الرد على التعاميم الواردة عن طريق شاشة الوارد، وربط الرد الصادر بشاشة الوارد. · تقسيم التعاميم والوثائق الصادرة والواردة إلى عادي وسري والتحكم في إمكانية إطلاع المستخدمين على هذه التعاميم والوثائق. · تنبيه من يخصه الأمر ( حسب الإعدادات)، باقتراب أو حلول موعد تجديد وثيقة او تغييرها، سواء كان وقت انتهاء الوثيقة بالتاريخ الهجري أو الميلادي.
· يقوم النظام بحفظ كافة الإجراءات التي قام بها المستخدم في كافة شاشات النظام، ويمكن مراجعتها وطباعة تقرير بها. · يمكن ربط البرنامج بالفروع الأخرى ومزامنة البيانات وتبادل الملفات والتعاميم ومتابعتها بشكل فوري. · يمكن للنظام إرسال رسالة جوال أو بريد الكتروني ( حسب الطلب) إلى مسئول النظام في حال ورود تعميم لم يتم قراءته او قرب انتهاء وثيقة معينة. · يدعم النظام سحب الصور من الماسح الضوئي، كما يدعم عرض الإمتدادات التالية من داخل البرنامج: - الكتب الالكترونية PDF. - ملفات الصور المتعددة TIFF. ما هو عمل قسم الصادر والوارد - إسألنا. المواصفات العامة · جميع شاشات البرنامج الرئيسية مرتبطة مباشرة مع الشاشات الفرعية ( شاشات ترميز البيانات الأساسية)، حيث يمكن للمستخدم إنشاء ترميز معين للبيانات دون الحاجة للتنقل بين شاشة وأخرى، كما يمكن للمستخدم العمل على أكثر من شاشة واحدة في نفس الوقت دون الحاجة لإغلاق شاشة للعمل على أخرى. · خيارات واسعة للبحث عن الوثيقة أو التعميم المطلوب، وإمكانية عرض وطباعة الوثيقة من داخل البرنامج. · إمكانية إنشاء صادر عن طريق شاشة الوارد وربط الصادر بالوارد. · تقسيم الوارد والصادر إلى ( عادي ـ سري)، وإمكانية منع مستخدمين من عرض بيانات التعاميم او الوثائق السرية.
يهدف نظام (الاتصالات الإدارية) المطور من قبل شركة شبكة الحلول إلى أتمتة أعمال إدارات وأقسام الاتصالات الإدارية في المنشأة؛ إذ يقوم النظام بمتابعة المراسلات الصادرة والواردة من مختلف الجهات ومتابعتها من خلال تنفيذ الإجراءات اللازمة عليها من عمليات العرض و الإحالة والتسديد و متابعة المعاملات. كما أن النظام يتيح إعطاء صلاحيات مختلفة للمستخدمين في تنفيذ العمليات المختلفة التي يقدمها النظام، إلى غير ذلك من العمليات و الخصائص والميزات التي يوفرها النظام والتي سوف يتم ذكرها لاحقا. تتمثل العمليات الأساسية لنظام الاتصالات الإدارية بإدارة المراسلات الصادرة والواردة من والى الجهات سواء الداخلية منها أو الخارجية ، إذ أن الصادر هو عبارة عن المراسلات التي تصدر من الإدارة ويشمل الخطابات، المعاملات ، البرقيات ، التعاميم ، القرارات إلى غيرها من تصنيفات مستخدمي النظام. أما الوارد فهو تلك المراسلات التي ترد إلى الإدارات المختلفة سواء من إدارات داخلية أو خارجية. ويقوم النظام بمتابعة كل ذلك بدءا من إدخال قيد المعاملة وتوثيقها ضمن قاعدة البيانات و عرضها و قيدها وإحالتها وتسديدها و متابعتها إلى أن يتم تصديرها أو إنهائها واكتمال المطلوب منها.