اما المستوى الثانى فهو المستوى الخارجى و يركز على كيفية تخزين البيانات على الاقراص. وفيما بين مستوى المستخدم و مستوى الملفات يوجد مستوى ثالث هو المستوى المنطقى • انواع قواعد البيانات توجد انواع كثيرة من قواعد البيانات لكن ابرزها و أظهرها على الساحة ثلاثة انواع رئيسية هى كما يلى:- 1 – قواعد بيانات هرمية Hierarchicl Data Base 2- قواعد بيانات شبكية Network Data Base 3 – قواعد بيانات علائقية Relational Data Base النوع الاخير أصبح الاكثر استخداماً و شيوعاً و تعتبر قاعدة البيانات Microsoft Access من النوع العلائقى. • قواعد البيانات العلائقية تعتبر قواعد البيانات العلائقية من اهم قواعد البيانات و تتصف بانها قاعدة بيانات يستقبلها المستخدمون على هيئة جداول و ليس شيئاً اخر سوى الجداول. مميزات وعيوب برنامج " Access " - الأكسس | المرسال. خصائص قواعد البيانات العلائقية 1- كل ملف فى قاعدة البيانات العلائقية يضم نوع واحد متكرر من السجلات 2- ليس هناك ترتيب محدد للحقول 3- ليس هناك ترتيب محدد للسجلات – يمكن ان يكون فى قمة الجدول لو فى اى مكان اخر منه 4- لكل حقل قيمة واحدة فقط ( لا تتكرر) • قواعد البيانات الهرمية هى عبارة عن مجموعة مرتبة و متكررة من نوع واحد من السجلات المركبة على هيئة شجرة ، أى أن لكل سجل جذر Root واحد أى سجل واحد تتفرع منه هذه الفروع الى سجلات و يمكن تشبيهه بشجرة العائلة.
من السهل أيضًا الدمج إلى حد كبير أي شيء يستند إلى Windows لديه القدرة على الاندماج مع Microsoft Access ، يتضمن ذلك SQL و Sybase و Oracle للجداول الأمامية أو الخلفية ، كما أنه أسهل في الصيانة من الأنظمة الأخرى التي قد توفر تطبيقات قواعد بيانات أكبر. إنها تقدم كمية كبيرة من سعة التخزين يمكنك تخزين عدة غيغابايت من البيانات باستخدام Microsoft Access ، كما أنه متاح للعديد من المستخدمين على تطبيق Access واحد ، أبلغ بعض المستخدمين عن وجود 10 مستخدمين في شبكة يقومون بالوصول إلى تطبيق Access في وقت واحد. استيراد البيانات أمر بسيط يمكنك استيراد جميع البيانات التي تم جمعها إلى Microsoft Access في نفس مقدار الوقت الذي تستغرقه لتثبيته في البداية ، يوجد أيضًا حل نسخ احتياطي بسيط لبياناتك حيث يتم حفظ كل شيء بواسطة Access في نفس المكان. التكلفة غالبًا ما يكون Microsoft Access أقل تكلفة من أنظمة قواعد البيانات الكبيرة ، بل يمكن أن يكون مجانيًا بشكل أساسي لبعض الأعمال ، نظرًا لأنه مدرج في المجموعة الاحترافية من منتجات Office ، فإن العديد من الشركات الصغيرة تمتلكه بالفعل ولا تستخدمه الآن ، تنطبق مزايا التكلفة أيضًا على معدلات الاستشارة عندما تظهر مشكلات في البرنامج.
من الصعب التقاط المعاملات الحاسمة للوقت في Microsoft Access إذا قمت بإنشاء بيانات تحتاج إلى استخدامها أو توزيعها على الفور ، فقد لا تكون قاعدة البيانات هذه مناسبة لك ، فكر في Access كقاعدة بيانات طويلة المدى لاستخراج البيانات وتقييم المقاييس بدلاً من ذلك. يمكن أن تكون هناك مخاوف أمنية إذا كانت قاعدة البيانات الخاصة بك بحاجة إلى الحماية بواسطة بروتوكولات أمان قاعدة بيانات شاملة ، فقد لا يكون Access هو الخيار الأفضل ، يمكنك تجنب هذه المشكلة باستخدام Access في الواجهة الأمامية لخادم SQL ، ولكن لا يحتاج كل عمل إلى هذا المستوى من البنية التحتية ولا يزال ينشئ بيانات حساسة لحمايتها. يمكن أن تتسبب أنظمة تشغيل Windows المتعددة في إتلاف قاعدة البيانات الخاصة بك قد يكون لديك العديد من أنظمة تشغيل Windows المختلفة قيد الاستخدام في شركة ، من Windows 98 إلى Windows 10 الحالي ، عند مشاركة قاعدة بيانات Access مع مستخدمي O / S مختلطين ، يمكنك إتلاف المعلومات التي يتم جمعها. لا يزال هناك منحنى تعليمي يجب اتباعه يحتوي Microsoft Access على تصميم علائقي ضعيف نسبيًا ، مما قد يجعل من الصعب على بعض المستخدمين تعلم كيفية استخدام نماذج قاعدة البيانات أو الوصول إليها ، قد يكون من الصعب أيضًا تخصيص عناصر التحكم والنماذج أو ملاءمتها لاحتياجات معينة ، ويجب أن يكون هناك فهم أساسي للغة برمجة SQL للحصول على أفضل فرصة للنجاح.