يفضل أن تتم كتابة الخطابات الرسمية من خلال برنامج Microsoft Word وأن يكون بخط Arabic Typesetting ذو نمط 16. يتم بدأ صياغة الخطاب بإلقاء سلام الله كالتالي " السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد؛ " ، ثم تتم كتابة أسم الشخص أو الجهة الرسمية الموجهة لها الخطاب، السيد / ……… ، وفي السطر التالي يُكتب تحية طيبة وبعد. بعد ذلك يبدأ المرسل في سرد متن الخطاب مع مراعاة الدقة في إيضاح سبب إرسال الخطاب مع الاختصار والإيجاز وعدم الإسهاب في الحديث دون جدوي. يجب أن يتم تقسيم الخطاب إلى عدة نقاط متسلسلة في حالة كونه يحتوي على عدد أمور متعددة كشروط عقد أو اتفاقية ما. كتابة الخطابات الرسمية وطرق صياغتها. وختاماً يتم إنهاء الخطاب بجملة " ولكم منا جزيل الشكر " وكتابة اسم مُرسل في السطر التالي لها على النحو التالي ، مُرسله لسيادتكم / …. في نهاية الخطاب يجب مراعاة أن يتم وضع الأختام والتوقيعات المطلوبة حيثُ يضفي ذلك صفة الأهمية والرسمية على الخطاب. هناك عدة أمور يجب الانتباه لها عند كتابتك لخطاب رسمي ومنها: مراعاة الوضوح والدقة في ترتيب أفكار الخطاب وانتقاء الألفاظ المستخدمة في الكتابة. الحياد والصدق في المعلومات المرسلة من خلال الخطاب وتجنب اللجوء إلى الحكم والأبيات الشعرية والصور البلاغية والمحسنات البديعية غير المجدية.
ضع في اعتبارك أن الخاتمة القوية والجيدة تعطي انطباعًا حسنًا؛ لذا كما أحسنت صياغة المقدمة أحسن اختتام نموذج رسالة ادارية شكوى لترك الانطباع الجيد المؤدي إلى دفع المظلمة عنك. "الخط الأبيض من الليل" لخالد النصر الله.. الانتصار للمُبدع الحرّ. ذلل الوثيقة بإعادة كتابة اسمك الرباعي وأسفل منه قم بالتوقيع على الوثيقة، وبذلك تكن قد أنهيت نموذج رسالة ادارية شكوى بالطريقة الرسمية الصحيحة. اقرأ أيضًَا: نموذج شكوى ضد شخص كيفية كتابة شكوى إدارية يعمد الكثير على تقديم نموذج رسالة ادارية شكوى دون ذكر كافة الأسباب التي أوقعت عليهم الضرر، وقد تكون بعض الأسباب بسبب قصورهم الوظيفي، وعند التحقيق والنظر في الشكوى يتبين لدى الجهة المسؤولة الخلل الحاصل، ويتضح عدم مصداقية مقدم الشكوى؛ مما يؤدي إلى رفض الشكوى ولربما فرض العقوبات القانونية على الموظف نفسه المقدم لنموذج رسالة ادارية شكوى، لذا يجب الانتباه لمثل هذه الأمور وتوضيحها عندم تقديم الشكاية. إن نموذج رسالة ادارية شكوى من الممكن أن تكون مقنعة دون احتوائها على الكثير من التفاصيل، وذلك إن تم مراعاة الخطوات النظرية السابقة بالإضافة إلى انتقاء الكلمات العربية الواضحة وتجنب الكلمات العامية؛ حيث إن استخدامها يعطي انطباعًا غير حسن وتضعف من قوة الخطاب، أيضًا الموضوعية والدقة في التعبير لها تأثير قوي على قارئ الخطاب، ومن المؤسف أن الكثير من الناس بحكم عدم خبرتهم في مجال كتابة الخطابات والمعاريض، لا يعرفون كيفية اختيار الكلمات المناسبة وحسن صياغتها، وحرصًا منا على تقديم الفائدة لكل القراء والمتابعين لهذا الموقع سوف نضع لكم بعض من نماذج شكوى إدارية لتتم الفائدة.
6 أرسل الخطاب. قم بوضع الخطاب في الظرف. ألصق الختم عليه. قم بإرساله إلى الطرف الآخر؛ وحرره نحو طريقه المستقبلي. أفكار مفيدة حاول أن تجعل مضمون الخطاب مقتصرًا على ما يهم الطرف المستلم. في اللغة العربية، تكون كلمة "عزيزي" أو "السيد" متبوعة بالعلامة "/". خطاب رسمي لشركة بكافة أنواعه وطرق كتابته بالتفصيل مع نموذج جاهز – صناع المال. كما يُكتب بعدها عادة جملة "تحية طيبة وبعد،" كن هادئًا ومتأدبًا قدر الإمكان في حالة توجيه خطابات الشكوى. التزم بالوضوح والعقلانية دون أن تتحول صياغة حديثك إلى أي نوع من اللوم أو الإهانة، وهو ما يضمن لك أن تنال الرد الإيجابي الذي تطمح إليه. استخدم ورقة من جودة ووزن أعلى من الورق العادي في حالة طباعتك لخطاب رسمي بالغ الأهمية أو موجه لجهة عالية المقام. تأكد من أن اعتمادك على اسم بريد إلكتروني وقور عند إجراء المراسلات الرسمية أو شبه الرسمية. الخطاب المُرسل من بريد إلكتروني اسمه "Superman174652" سوف يُنظر له بجدية أقل من تلك الرسائل الواردة من البريد الإلكتروني بالاسم الحقيقي لصاحبه، مثل "". اكتب الخطابات بالحبر الأسود أو الأزرق. تأكد من كتابتك للعنوان بشكل صحيح. ابدأ كل فقرة بترك مساحة فارغة. تأكد من مراجعة وقراءة خطابك على الأقل مرتين قبل إتمام إرساله.
التأكد من صحة الأرقام، والأسماء، والأماكن، والأشخاص، الواردة في محتوى الرسالة؛ وذلك لأنّ الخطأ في تلك المعلومات يكون له أثر كبير على مضمون الرسالة. مراعاة تنسيق الرسالة حيث أنَّ ذلك الأمر يترك أثراً جيداً عند القراءة، وتجدر الإشارة إلى أنّ كلّ جهة أو مؤسسة تعتمد تنسيقاً خاصّاً بها من حيث نوع وحجم الخطوط، والتباعد بين الفقرات، والهوامش، وترقيم الصفحات. أنواع الرسائل الرسمية تتعدّد أنواع الرسائل الرسمية بين الشركات والمؤسسات؛ وذلك تِبعاً لغرض المرسل منه، وفيما يأتي مجموعة لبعض أنواع الرسائل الرسمية: [٧] المذكرة: يُقصَد بالمذكرة طلب أمر ما ضِمن اختصاصات العمل من خارج النماذج المُعدّة من قِبل الشركة لذلك، بحيث يكتبها الموظف لرئيسه المباشر من أجل غرض ما مثل إفادته بمشكله وطلب التوجيه. الخطاب: يُكتب الخطاب ويُرسل من قِبل إدارة أو دائرة إلى دائرة أُخرى داخل الشركة أو المؤسسة ذاتها، وتتضمّن مواضيع الخطاب الاطلاع، أو التشاور، أو طلب التوجيه، أو إيجاد حلّ لمشكلة. الخطاب الإلحاقي: يهدف الخطاب الإلحاقي إلى متابعة الخطاب الذي أُرسل بحيث يُلحَق به؛ وذلك من أجل تصحيح الأخطاء، أو طلب الردّ على موضوع الخطاب، أو حتّى من أجل التأكيد على ما تضمّن الخطاب السابق.