يذكر أن من مهام هيئة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات رسم السياسة العامة للمركز ومتابعة تنفيذها وكذلك اقتراح ما تراه مناسباً من الأنظمة واللوائح والإجراءات التي تكفل التنفيذ الأمثل لنظام الوثائق والمحفوظات، وتضطلع هيئة المركز بإصدار اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات والموافقة على الخطط والبرامج والمشروعات التي تقترحها إدارة المركز.
١٠ – الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك. ٣ المادة الرابعة يكون للمركز هيئة تختص بما يلي: ١ – رسم السياسة العامة للمركز ومتابعة تنفيذها. ٢ – اقتراح ما تراه مناسبًا من الأنظمة واللوائح والإجراءات التي تكفل التنفيذ الأمثل لنظام الوثائق والمحفوظات. ٣ – إصدار اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات. ٤ – الموافقة على الخطط والبرامج والمشروعات التي تقترحها إدارة المركز. ٤ المادة الخامسة تشكل الهيئة من: ١ – رئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء رئيسًا ٢ – الأمين العام لمجلس الوزراء عضوًا ٣ – رئيس شعبة الخبراء بمجلس الوزراء ٤ – مدير عام المركز ٥ – ثلاثة أعضاء يختارون بأمر سام لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمدة مماثلة. عدلت هذه المادة بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (٣٢٩) وتاريخ ١١ /٨/ ١٤٣٥ هـ ، لتكون بالنص التالي: أ – يكون للمركز هيئة تتشكل على النحو الآتي: رئيس الديوان الملكي رئيس هيئة الخبراء بمجلس الوزراء المدير العام للمركز الأمين العام لدارة الملك عبد العزيز الأمين العام لمكتبة الملك عبد العزيز العامة الأمين العام لمكتبة الملك فهد الوطنية نائب مدير عام معهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات ثلاثة من المختصين بشؤون الوثائق والمحفوظات من أعضاء هيئة التدريس في الجامعات أو من غيرهم, يختارون بأمر سام لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمرة واحدة فقط بناء على ترشيح من الديوان الملكي.
شركة تجارية في الاحساء تبحث عن موظف أخصائي الوثائق والمحفوظات وصف الوظيفة ملخص الوظيفة: تطوير قاعدة بيانات متخصصة في الوثائق والمحفوظات وإعداد وتطوير أدلة تصنيف وفهرسة الوثائق والمحفوظات، وتطوير نظام الوثائق والمحفوظات. المهام والمسؤوليات: - تطوير قاعدة بيانات متخصصة بالوثائق والمحفوظات بطريقة ممنهجة وسلسة يسهل استخدامها والرجوع إليها والعمل على تحديثها باستمرار. - إعداد وتطوير أدلة تصنيف الوثائق والمحفوظات حسب مضمونها والمشاركة في إجراءات التصنيف والترميز. - تطوير نظام إعارة واستخدام الوثائق والمحفوظات، ومتابعة تنفيذه، وتقييمه، وتطويره. - متابعة إجراءات صيانة وترميم الوثائق والمحفوظات. - إعداد الوثائق والتقارير المتخصصة وتقديم التوصيات المناسبة والحلول الملائمة وعرضها وتوضيحها وحفظها في قاعدة البيانات الخاصة بها وفقاً للسياسات والإجراءات المعتمدة. المهارات إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة. الحد الأدنى من المؤهل العلمي دبلوم التخصص: إدارة أو في أي مجال آخر ذي صلة. الحد الأدنى من الخبرة: 3 سنوات كحد أدنى للتقديم عبرى الرابط التالي: dlps
٣ – جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وخطتي التصنيف والترميز. ٤ – الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات. ٥ – إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها. ٦ – أ: توفير البيانات، والمعلومات عن الوثائق، والمحفوظات للمستفيدين منها وفقًا للوائح المركز. ب: تجميع الأنظمة، واللوائح، والتعليمات، والاتفاقيات، والمعاهدات وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه. ٧ – تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة، وتبادل الخبرات والمعلومات معها. ٨ – تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دوليًّا، وذلك عن طريق: أ: الاشتراك في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات، وحضور الندوات والمؤتمرات والحلقات العلمية المتخصصة، وإعداد البحوث المتعلقة بذلك. ب: تبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم. ٩ – العمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واتخاذ كافة السبل المؤدية لذلك.
وتحدد اللوائح تلك الفئات، وقواعد الاطلاع على كل فئة منها، وضوابط إخراج بعض الوثائق والمحفوظات أو صورها داخل المملكة وخارجها. المادة الثامنة على الجهاز و المركز استخدام أنسب المواد، والأجهزة والمعدات كأوعية للوثائق والمحفوظات. وتحدد اللوائح أساليب التعامل مع أصول تلك الوثائق، والمحفوظات وأوعيتها والاستفادة من تلك الأصول أو مادتها الأولية. المادة التاسعة ينشأ لأغراض تطبيق هذا النظام وإصدار لوائحه التنفيذية مركز يسمى ( المركز الوطني للوثائق والمحفوظات) ويحدد نظامه أغراضه، ومهامه، وارتباطه التنظيمي. المادة العاشرة يلغي هذا النظام ما يتعارض معه من أحكام أخرى تتعلق بالوثائق والمحفوظات. المادة الحادية عشرة ينشر هذا النظام في الجريدة الرسمية.